Jeśli prowadzisz biznes w branży nieruchomościowej, to z pewnością w swoich budynkach czy lokalach okresowo przeprowadzasz pewne prace, które polegają na ich odświeżeniu lub unowocześnieniu.  Czy wiesz, że odpowiednia kwalifikacja takich działań jako remont lub modernizacja jest kluczowa dla prawidłowych rozliczeń podatkowych? Błędy w rozróżnieniu tych pojęć mogą Cię narazić na zakwestionowanie Twoich rozliczeń przez organy podatkowe, a nawet na zaległości podatkowe i zapłatę podatku wraz z odsetkami. 

W tym artykule omówimy różnice między remontem a modernizacją i pokażemy problemy, które mogą wiązać się z obsługą podatkową związaną z klasyfikacją wydatków.  Jeśli masz w tym temacie wątpliwości i nie chcesz narazić się na spór z organami podatkowymi, przeczytaj nasz artykuł. 

Spis treści:

1. Remont czy modernizacja – poznaj różnice
2. Różne cele oraz definicja remontu i modernizacji 
3. Różne sposoby ujęcia remontu i modernizacji w ewidencjach podatkowych
4. Inny efekt podatkowy remontu i modernizacji
5. Problemy w kwalifikacji prac jako remont lub jako modernizacja
6. Istotna rola prawidłowej kwalifikacji wydatku

Różne cele oraz definicja remontu i modernizacji 

Istotą remontu są wszystkie działania, które przywracają pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego. Remont może więc polegać np. na wymianie składników technicznych, który zużyły się w wyniku eksploatacji środka trwałego. Taka wymiana może mieć wyłącznie charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie pierwotną wartość użytkową nieruchomości i niezmieniający jej charakteru.  Przy remoncie mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Chodzi o to, żeby wziąć pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny, które wpływają na sposób i środki realizowania prac. Remont nie może wiązać się z wykonaniem nowych części obiektu. 

Popularne przykłady remontów to m.in.:

• malowanie i naprawa uszkodzeń ścian, 
• wymiana tynków, gładzi, 
• wymiana popękanej powierzchni podłóg na nową, 
• wymiana drzwi i okien. 

W wyniku tego rodzaju prac budynek nie nabędzie nowych cech użytkowych, ani nie dojdzie do jego przebudowy, rozbudowy czy rekonstrukcji. Zatem wszelkie wydatki o charakterze odtworzeniowym, które nie ulepszają środka trwałego, podatnik może zakwalifikować jako remont. 

Modernizacja to trwałe ulepszenie lub unowocześnienie środka trwałego, które podnosi jego wartość użytkową. Poprzez prace modernizacyjne nieruchomość zyskuje nowe cechy, które poprawiają jej standard użytkowy czy techniczny lub zapewniają obniżkę kosztów eksploatacji. Będą to zatem wszelkie wydatki, które mają charakter inwestycyjny. Przepisy wprost wymieniają przebudowę, rozbudowę i rekonstrukcję. Przykładem mogą być m.in montaż sufitów podwieszanych czy wyburzanie i stawianie ścianek działowych. Modernizację stanowią też prace adaptacyjne, które polegają na przystosowaniu lokalu do nowej funkcji, np. przystosowanie lokalu, który wcześniej pełnił funkcję sklepu do pełnienia funkcji lodziarni. Modernizacją są też prace które unowocześniają, tj. wyposażają obiekt w urządzenia lub cechy, których wcześniej nie miał, a które są wytworem nowszej myśli technicznej. Efektem ulepszenia środka trwałego ma być zwiększenie jego wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania. Takie zwiększenie wartości użytkowej może charakteryzować się m.in. wydłużeniem okresu używania ulepszonego środka trwałego. 

Przykład prac, które organy podatkowe traktują jako modernizację to działania związane ze zmianą wystroju na bardziej nowoczesny i jednolity dla całego budynku usługowego, zgodny z profesjonalnym projektem. Takie prace zmierzają do poniesienia wartości budynku oraz istotnej zmiany jego cech użytkowych, a w efekcie do uzyskania z tego wymiernych korzyści. 

Zatem różnica pomiędzy nakładami ponoszonymi na remont, a nakładami ponoszonymi na modernizację polega na tym, że remont zmierza do podtrzymania lub odtworzenia wartości użytkowej przykładowej nieruchomości i jest rodzajem jej naprawy. Natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub unowocześniony, przystosowany do spełniania, innych nowych funkcji, zyskuje w efekcie modernizacji istotną zmianę cech użytkowych.  

Różne sposoby ujęcia remontu i modernizacji w ewidencjach podatkowych

W zależności od tego jak zakwalifikujesz przeprowadzone w nieruchomości prace odpowiednio ujmiesz je w dokumentacji księgowej. Jeśli przeprowadzone prace zakwalifikujesz jako modernizacje, powiększą one wartość środka trwałego, od której będziesz wykonywał odpisy amortyzacyjne. Być może brzmi to skomplikowanie, dlatego rozłóżmy to na czynniki pierwsze. Aby dane prace były uznane za modernizację, wydatki na te prace muszą być związane z konkretnym środkiem trwałym, np. nieruchomością. Z kolei aby wydatek uznać za związany ze środkiem trwałym, musi spełniać określone kryteria. Środki trwałe mają określoną wartość początkową. Wydatki na modernizację powiększają tą wartość początkową, a od tej powiększonej wartości środka trwałego wykonuje się odpisy amortyzacyjne, które są elementem kosztów uzyskania przychodów (dalej: „KUP”). W tym przypadku znaczenie ma wartość wykonanych prac, która musi przekraczać 10 tysięcy złotych. Podsumowując wydatki związane z modernizacją są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu poprzez odpisy amortyzacyjne.  

Powiedzieliśmy już, że modernizacja oznacza m.in. ulepszenie. Przepisy dotyczące ulepszenia środków trwałych wprost wskazują, że takim ulepszeniem może być przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja. Nie wskazują na remont środka trwałego. Oznacza to, że wydatki zakwalifikowane jako remont nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego.  Zaliczysz je bezpośrednio do KUP. W tym przypadku nie ma znaczenia czy wydatki na remont przekraczają 10 tysięcy zł. Nawet jeśli poniosłeś wydatki w kwocie 15 tys. zł na prace, których efektem jest jedynie odświeżenie nieruchomości, doprowadzenie jej do pierwotnej wartości, to takie działania oznaczają remont i zaliczenie wydatków bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. 

Inny efekt podatkowy remontu i modernizacji

Do czego w efekcie prowadzi takie różne ujęcie tych prac? Wiesz już, że wydatki związane z remontem są zaliczane bezpośrednio do KUP. Jeśli zakwalifikujesz wydatki, np. 20 tys. zł jako remont, możesz je ująć je bezpośrednio jako koszt, jednorazowo. Tak powiększone koszty uzyskania przychodu obniżą w danym okresie przychód, a w efekcie do zapłaty będzie mniejszy podatek. Wydatki związane z modernizacją są zaliczane do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne. Odpisy amortyzacyjne polegają na rozłożeniu w czasie wartości danego środka trwałego. Oznacza to, że wartość środka trwałego jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodu stopniowo. Jeśli zakwalifikujesz dane wydatki jako modernizację, to przykładową kwotę 20 tys. zł będziesz rozliczał przez np. 10 lat. Twoje koszty uzyskania przychodu będą za każdym razem obniżać przychody o część poniesionych kosztów na modernizację, ale nie tak jak w przypadku remontu, jako jednorazowe odliczenie większej kwoty. 

Przykład

Wartość wydatku: 20 000 zł

Osiągane przychody: 200 000 zł

KUP (bez uwzględnienia wydatku): 70 000 zł

Liczba miesięcy amortyzacji: 12

Stawka amortyzacji: 10%

Jak widać, na końcu kwota oszczędności na podatku jest taka sama. Różnica tkwi w tym,  że, jeśli zakwalifikujesz przeprowadzone prace jako remont, masz możliwość jednorazowego rozliczenia w KUP większej kwoty. Jeśli zakwalifikujesz wydatki na modernizację, powiększą wartość początkową nieruchomości, od której będziesz wykonywał odpisy amortyzacyjne, czyli rozliczał wartość środka trwałego w czasie. 

Problemy w kwalifikacji prac jako remont lub jako modernizacja

Nawet jeśli wiesz czym różnią się pojęcia remontu i modernizacji, zakwalifikowane wykonanych prac do właściwej kategorii może być nadal problematyczne. To z kolei niesie ze sobą ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych. Ten sam wydatek w zależności od tego jak wpływa na lokal może stanowić bezpośredni koszt podatkowy lub podnosić wartość środka trwałego. Przykładowo malowanie ścian, które polega tylko na odświeżeniu będzie bezpośrednim KUP, a malowanie ścian, dostosowujące wygląd lokalu do specyficznych wymagań klientów sieciowych lub stanowiące jego cenną dekorację będzie zwiększało wartość początkową środka trwałego. Kolejnym przykładem prac, których kwalifikacja może się różnić w zależności od osiągniętego efektu jest wymiana instalacji elektrycznej. Jeżeli są to prace przeprowadzone ze względu na zużycie instalacji, to zasadniczo są kwalifikowane jako remont. Jeśli z kolei wymiana instalacji ma poprawić efektywność energetyczną, będzie to kwalifikacja jako modernizacja. 

Istotna rola prawidłowej kwalifikacji wydatku

Dla kwalifikacji danego wydatku, istotne znaczenie ma to, czy taki wydatek wpłynął na ulepszenie środka trwałego czy stanowił wyłącznie odświeżenie i doprowadzenie do standardowego stanu. Dlatego w tym przypadku należy zwracać uwagę specyfikację wykonanych prac. 

W praktyce kwalifikacja wydatków spoczywa na księgowych albo zarządcach nieruchomości. Bywa tak, że do właściwego określenia potrzeba fachowej wiedzy o wykonanych pracach. W takich przypadkach dobrym pomysłem jest, żeby podmiot lub osoba wykonująca lub nadzorujące dane prace, która jest specjalistą w tej dziedzinie wypowiedziała się o ich charakterze, najlepiej w formie pisemnej. Warto również zbierać dokumentację potwierdzającą charakter wykonanych prac, np. dowody specyfikacji prac.  

Rozróżnienie między remontem a modernizacją ma kluczowe znaczenie dla prawidłowości rozliczeń podatkowych. Znasz już główne problemy, z którymi możesz zetknąć się w tym obszarze w swoim biznesie. Może się jednak okazać, że w Twoim przypadku konieczne będzie skorzystanie z profesjonalnych konsultacji. Porady doradcy podatkowego specjalizującego się z branży nieruchomości zapewnią Ci indywidualne wsparcie i sprawią, że dobrze zrozumiesz swoją sytuację podatkową.