Spis treści:

1. Co to jest KSeF i do czego ma służyć? Krótkie objaśnienie
2. KSeF – co trzeba wiedzieć na start?
3. Faktury KSeF – co to jest i jak z nimi pracować?
4. KSeF – co się zmieni dla przedsiębiorcy?
5. Najważniejsze korzyści korzystania z KSeF

Co to jest KSeF i do czego ma służyć? Krótkie objaśnienie

Niezależnie od wielkości i branży, w której działa Wasza firma, poruszacie się w świecie pełnym regulacji i systemów. Jednym z tych, który od jakiegoś czasu budzi spore emocje jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Ale co to jest KSeF i do czego ma służyć? Pozwólcie, że rozwiejemy Wasze wątpliwości.

KSeF to system elektronicznej wymiany faktur między przedsiębiorstwami i urzędami skarbowymi. Jego celem jest uproszczenie procesu fakturowania, zwiększenie efektywności i ograniczenie możliwości wystąpienia błędów. Ponadto jest to sposób na zminimalizowanie wykorzystania papieru przy wydrukach faktur i tym samym przyczynienie się do walki ze zmianami klimatycznymi.

Jednym z głównych celów wprowadzenia systemu KSeF jest także usprawnienie komunikacji między firmami a urzędami skarbowymi. Udostępnia on kompletne i aktualne informacje na temat faktur, które są przesyłane w realnym czasie. Dzięki temu możliwe jest szybsze i sprawniejsze utrzymanie zgodności z przepisami podatkowymi.

KSeF – co trzeba wiedzieć na start?

Po pierwsze, w skład KSeF wchodzą dwie główne części, takie jak portal do wystawiania e-faktur Aplikacja Podatnika KSeF oraz system do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Aplikacja Podatnika KSeF służy do zarządzania fakturami, do którego dostęp mają zarówno przedsiębiorcy, jak i urzędnicy skarbowi. Z kolei systemy księgowe będą zintegrowane z aplikacją KSeF umożliwiając przesyłanie i odbiór oraz przechowywanie i przetwarzanie informacji zawartych w fakturach.

Ważne jest, aby pamiętać, że KSeF będzie narzędziem obowiązkowym do wystawiania e-faktur w ramach transakcji B2B. Nie jest natomiast obligatoryjny dla transakcji dla osób fizycznych. 

KSeF korzysta algorytmów kryptograficznych. Dzięki temu faktury przesyłane za pośrednictwem systemu MF są chronione przed manipulacją i fałszerstwem. Każda faktura jest cyfrowo podpisywana i następnie przechowywana w bezpieczny sposób. Warto zdawać sobie sprawę z tych wszystkich udogodnień, wybierając dobrowolnie KSeF. Co trzeba wiedzieć przed pierwszym użyciem, tłumaczymy również poniżej.

Faktury KSeF – co to jest i jak z nimi pracować?

Faktury KSeF to nic innego jak elektroniczne faktury, które są przechowywane i przesyłane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Są one zgodne ze standardem struktury danych określonym przez Ministerstwo Finansów, co gwarantuje ich poprawność formalną i zgodność z przepisami.

Praca z fakturami KSeF może wydawać się skomplikowana na początku, ale z czasem stanie się ona rutyną. Proces tworzenia faktury KSeF jest podobny do procesu tworzenia tradycyjnej faktury, gdyż wymaga podania obowiązkowych danych takich danych jak nazwa i adres firmy, numer NIP, data i miejsce wystawienia faktury, opis towarów lub usług, ich wartość i kwota do zapłaty. W niektórych przypadkach należy podać dodatkowe wymagane dane. Różnica polega na tym, że faktura jest tworzona w formacie elektronicznym i przesyłana za pomocą systemu.

Oprócz tworzenia nowych, w systemie KSeF można również odczytywać i zarządzać już wystawionymi fakturami. Dzięki cyfrowemu formatowi faktury są łatwo dostępne i można je przeszukiwać według różnych kryteriów, co znacznie ułatwia ich zarządzanie. Warto już teraz zdecydować się na faktury KSeF. 

KSeF – co się zmieni dla przedsiębiorcy?

Wprowadzenie KSeF to będzie istotna zmiana dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System wprowadził istotne modyfikacje w funkcjonowaniu zarówno małych, jak i dużych firm. Załóżmy więc, że już dziś wybierzesz KSeF. Co się zmieni?

Po pierwsze, KSeF wprowadził obowiązek korzystania z elektronicznych faktur w wybranych transakcjach, w szczególności tych między podmiotami gospodarczymi. Oznacza to konieczność zmian w dotychczasowych procesach fakturowania i przystosowania się do nowych technologii.

Drugą istotną zmianą jest format, w jakim faktura jest przechowywana i przesyłana. Zamiast tradycyjnej faktury papierowej lub elektronicznej w formacie PDF, mamy do czynienia z fakturą w formacie JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur), który jest bardziej skomplikowany, ale dobrze zintegrowany z systemami księgowymi nie powinien stwarzać większych problemów.

Zmiana dotyczy też przechowywania faktur. Zamiast przechowywać je na własnych serwerach lub w papierowej formie, faktury są przechowywane w systemie KSeF, co zwiększa ich bezpieczeństwo, ale wymaga również zaufania do systemu.

Na koniec warto wspomnieć, że duże zmiany dotyczą również kontroli podatkowej. Dzięki KSeF kontrola faktur jest teraz bardziej zautomatyzowana i dokładna, co może zwiększyć ryzyko wykrycia błędów, ale jednocześnie sprawia, że proces ten będzie mniej obciążający dla przedsiębiorców.

Najważniejsze korzyści korzystania z KSeF

KSeF, mimo że wprowadzi pewne zmiany w codziennym funkcjonowaniu firmy, przynosi również szereg korzyści, które mogą przekonać do jego implementacji w Waszej firmie.

Dzięki możliwości wykorzystania danych z faktur w formie cyfrowej wiele procesów, takich jak sprawozdawczość czy audyt, staje się prostszych i szybszych.

KSeF zwiększa także transparentność i zgodność z przepisami. Faktury są dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżące monitorowanie zobowiązań podatkowych. Dzięki temu ryzyko związane z niewłaściwym zarządzaniem fakturami zostanie znacznie zmniejszone.

Dodatkowo gwarancja bezpieczeństwa przesyłanych danych. Faktury są chronione przed manipulacją i fałszerstwem, a wszystkie transakcje są rejestrowane i łatwe do prześledzenia.

Jeśli jeszcze przed obowiązkowym prowadzeniem KSeF zdecydujesz się na wystawianie faktur z zastosowaniem Aplikacji Podatnika KSeF warto skontaktować się z nami, gdy pojawią się jakiekolwiek wątpliwości, a my chętnie je rozwiejemy.