7 najczęstszych błędów przy wystawianiu faktur za usługi najmu komercyjnego

Wystawianie faktur za usługi najmu komercyjnego może być zadaniem skomplikowanym, wymagającym uwagi na wiele różnych czynników. Niezależnie od tego, czy jesteś osobą odpowiedzialną za wystawienie faktur czy nadzorujesz ten proces jako zarządca nieruchomości, istnieje kilka kluczowych zagadnień w planowaniu podatkowym, na które musisz uważać, aby uniknąć potencjalnych problemów podatkowych.

Spis treści:

7 najczęstszych błędów przy wystawianiu faktur za usługi najmu komercyjnego
Niewłaściwa stawka podatku VAT na fakturze
Błędne rozliczenie mediów
Nieprawidłowe rozliczenie z najemcą podatku od nieruchomości
Data sprzedaży a data wystawienia faktury w najmie
Opodatkowanie zaliczek za najem podatkiem VAT
Błędny kurs do przeliczenia podatku VAT
Oznaczanie faktur za usługę najmu kodem GTU
Podsumowanie

Błędna klasyfikacja świadczonej usługi

Błędem, który przedsiębiorcom zdarza się popełniać, jest nieprawidłowa klasyfikacja świadczonej przez siebie usługi. To z kolei może skutkować nieopodatkowaniem jej w ogóle lub opodatkowaniem według niewłaściwej stawki VAT, a w konsekwencji zaniżenie podatku (zaległość podatkowa) lub zawyżenie (nadpłata podatku).

Co musisz wiedzieć:

Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Zatem, aby dana usługa miała charakter najmu muszą ją charakteryzować te 4 cechy: some text
- odpłatność - najemca płaci umówiony czynsz;
- konsensualność - strony uzgadniają warunki umowy;
- wzajemność - wynajmujący udostępnia lokal, a najemca płaci czynsz;
- oznaczony przedmiot umowy - umowa najmu musi precyzyjnie określać nieruchomość, która jest wynajmowana, np. dokładny adres, powierzchnia.
Wynajmowanie nieruchomości o charakterze mieszkalnym na cele działalności gospodarczej (np. na cele biurowe) wyklucza skorzystanie ze zwolnienia z VAT. Będzie to usługa opodatkowana podstawową stawką VAT, 23%.

Niewłaściwa stawka podatku VAT na fakturze

Błędna klasyfikacji usługi może prowadzić do wyboru nieprawidłowej stawki VAT lub skorzystania ze zwolnienia z VAT, mimo że podatnik nie miał do niego prawa.

Co musisz wiedzieć:

Zasadniczo najem jako usługa podlega VAT 23%, chyba że podatnik skorzysta się ze zwolnienia przedmiotowego (dla nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkalne) lub zwolnienia ze względu na obrót (do 200 tys. zł).
Zwolnienie przedmiotowe jest przypisane do charakteru usługi. Wynajmowanie nieruchomości lub jej części o charakterze mieszkalnym, na cele biznesowe wyklucza skorzystanie ze zwolnienia z VAT. Będzie to usługa opodatkowana podstawową stawką VAT, 23%.

Błędne rozliczenie mediów

Ogromne znaczenie dla właściwego rozliczania podatku VAT, ma ustalenie, jaki jest rzeczywisty zakres usługi najmu. Przedmiotem najmu jest obiekt budowalny: budynek, lokal, budowla. Wynajęcie takiego obiektu oznacza udostępnienie przestrzeni razem z wbudowanymi urządzeniami budowlanymi, które służą do dostarczania mediów do wynajętego lokalu. Problem stanowią media, które z racji konstrukcji budynku
i infrastruktury znajdują się w lokalu nienależnie od woli stron umowy najmu. Aby prawidłowo wystawić fakturę trzeba sobie zadać pytanie, czy korzystanie z mediów, ich dostarczanie jest wyłączone z usługi najmu tego lokalu i rozliczane jako odrębna usługa, czy też razem z najmem stanowią usługę kompleksową. Niestety odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna.

Co musisz wiedzieć:

Na początek musisz ustalić, czy dane świadczenie stanowi jedność z usługą najmu czy też jest świadczeniem odrębnym i niezależnym od najmu. Na podstawie wcześniejszych ustaleń, dobierasz odpowiednią stawkę VAT do danego świadczenia
Co do zasady dostawę mediów należy traktować jako świadczenia odrębne od usługi najmu nieruchomości.
O tym, że najem nieruchomości i media są odrębnym świadczeniem decyduje szereg okoliczności, np.:

możliwość wyboru świadczeniodawców (dostawców) mediów przez najemcę;
możliwość decydowania przez najemcę o zużyciu mediów, np. poprzez założenie indywidualnych liczników i rozliczanie się w oparciu o ich odczyty lub w oparciu o inne kryteria np. liczbę lokatorów lub powierzchnię;
postanowienie stron w umowie, że najemca będzie odrębnie rozliczać czynsz najmu oraz należności za media na podstawie indywidualnego zużycia lub w oparciu o inne kryteria uwzględniające zużycie tych towarów przez najemcę;
z zakładem dostarczającym media do lokalu najemcy rozliczenia dokonuje wynajmujący.
wynajmujący będzie w sposób odrębny na fakturze (fakturach) wykazywał należności z tytułu najmu oraz z tytułu mediów.

Traktowanie dostawy mediów jako jednej usługi z najmem jest uzasadnione jedynie w przypadku, gdy dane świadczenia, są tak ściśle związane z najmem, że obiektywnie tworzą jedną całość, której rozdzielenie miałoby sztuczny charakter. Tak może być w przypadku wynajmu domków weekendowych, stoisk w galeriach handlowych, biur na godziny lub dni. W takich przypadkach w cenę wynajmu są wliczone np. opłaty za zużycie wody lub energii elektrycznej.

Bez ustalenia czy media są częścią usługi najmu, czy też są świadczeniem odrębnym od najmu, wystawienie prawidłowej faktury nie będzie możliwe. Ta analiza jest ważna, ponieważ wpływa na właściwe zastosowanie stawki podatku VAT.

Nieprawidłowe rozliczenie z najemcą podatku od nieruchomości

Wynajmujący będąc właścicielem nieruchomości jest podatnikiem podatku od nieruchomości i na nim spoczywa publicznoprawny obowiązek zapłaty tego podatku. Niezależnie od postanowień umownych między wynajmującym a najemcą, w razie nieuregulowania tego zobowiązania, odpowiedzialność ponosi wynajmujący.

Strony w umowie najmu często zawierają postanowienia w zakresie refundowania całości lub części wartości przez najemcę. Konsekwencją takie podejścia jest wystawianie odrębnej faktury lub wystawianie noty księgowej na kwotę podatku od nieruchomości. Oba te działania są nieprawidłowe.

Co musisz wiedzieć:

jeżeli strony w umowie postanowiły, że wartość podatku od nieruchomości obciąża najemcę, to jest on elementem czynszu – kwotą należną od najemcy. Należy wliczyć go do podstawy opodatkowania;
podatek od nieruchomości nie może być przedmiotem sprzedaży lub innej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.
podatek od nieruchomości nie podlega odrębnemu „refakturowaniu”.
podatkowi VAT podlega usługa najmu, a kalkulacja czynszu może obejmować kwotę podatku od nieruchomości zapłaconego przez wynajmującego do gminy, o ile strony umowy najmu tak postanowiły.
podatek od nieruchomości nie może być wykazywany na fakturze za usługę najmu w odrębnej pozycji, dokumentowany odrębną fakturą, czy też notą księgową.

Podobnie jest w przypadku opłat za śmieci i opłat za użytkowanie wieczyste. Te elementy również są składnikami najmu i powinny być wliczone do podstawy opodatkowania.

Data sprzedaży a data wystawienia faktury w najmie

Wystawcy faktur często utożsamiają datę sprzedaży z datą wystawienia faktury. Zrównywanie tych dat może prowadzić do błędu.

Co musisz wiedzieć:

Data sprzedaży jest jednym z obowiązkowych elementów faktury. Gdy data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia faktury, nie trzeba jej umieszczać na fakturze. Za datę sprzedaży uznaje się datę dostawy towaru lub wykonania usługi. Usługi najmu są świadczone w okresach rozliczeniowych, dlatego przyjmuje się, że w ich przypadku datą wykonania usługi będzie ostatni dzień danego cyklu rozliczeniowego. Prawidłowe określenie daty sprzedaży jest ważne, ponieważ ma znaczenie dla ustalenia daty przychodu ze sprzedaży w podatku CIT.

Przykład: jeśli wykonasz usługę w styczniu, ale fakturę za tę sprzedaż wystawisz dopiero w lutym 2023, to data sprzedaży przypada na styczeń. Przychód ze sprzedaży powinien zostać uwzględniony w styczniu.

Data wystawienia faktury to dzień, w którym faktycznie jest wystawiamy dokument. Nie zawsze jest zbieżna z datą sprzedaży. W usługach najmu wyznacza datę powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT.

Przykład: jeśli fakturę za usługę najmu wykonaną w marcu, wystawisz w kwietniu, to, mimo że datą jej wykonania będzie ostatni dzień marca, fakturę wykażesz na potrzeby VAT w deklaracji za kwiecień.

Opodatkowanie zaliczek za najem podatkiem VAT

Zdarza się, że wynajmujący, gdy otrzymają zaliczkę przed wykonaniem usługi, wystawiają z tego tytułu fakturę i obejmują otrzymaną zaliczkę podatkiem VAT.

Co musisz wiedzieć:

Według zasady ogólnej, jeżeli przed wykonaniem usługi podatnik otrzyma całą lub częściową zapłatę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Wyjątek od zasady ogólnej dotyczy zaliczek w najmie. Zaliczka wpłacona na poczet najmu nie podlega opodatkowaniu VAT. Nie powstaje też obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Otrzymanej zaliczki nie trzeba więc dokumentować fakturą VAT.

Błędny kurs do przeliczenia podatku VAT

Jeśli po wystawieniu faktury w walucie obcej za najem okaże się, że zawiera ona błędy, wynajmujący ma obowiązek ją skorygować. Problem polega na tym, że przy wystawianiu faktur korygujących, wynajmujący stosują niewłaściwy kurs do przeliczenia podatku VAT na złote.

Co musisz wiedzieć:

Zgodnie z generalną zasadą kurs przyjmowany do przeliczenia kwoty korekty podstawy opodatkowania na fakturze korygującej, odzwierciedla kurs przyjmowany dla pierwotnego rozliczenia.
Szczególna zasada dotyczy zbiorczych faktur korygujących. Przeliczenia na złote kwot określonych w walucie można dokonać według kursu średniego danej waluty obcej, ogłoszonego przez NBP/EBC na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury korygującej. Dzięki temu podatnik może zastosować jeden zbiorczy kurs do wszystkich korygowanych transakcji.
Powyższe zasady nie mają zastosowania dla firm, które stosują kurs właściwy dla podatku dochodowego.

Oznaczanie faktur za usługę najmu kodem GTU

Faktury za usługę najmu nie oznacza się kodem GTU. W skład usługi najmu mogą wchodzić także inne świadczenia, np. usługi reklamowe czy marketingowe. Gdyby te usługi były świadczone odrębnie podlegałyby oznaczaniu kodem GTU. Podatnicy często z ostrożności decydują się na umieszczanie kodów GTU na fakturach za najem. Nie jest to prawidłowe podejście.

Co musisz wiedzieć:

nie ma obowiązku umieszczania kodu GTU na fakturach. Obowiązek oznaczania danej transakcji właściwym kodem GTU dotyczy jej oznaczenia w pliku JPK_VAT. Oznaczenie danej faktury właściwym kodem pełni funkcję pomocniczą.
w przypadku usług złożonych nie podlegają one oznaczeniu kodem GTU, mimo, że ich składową jest usługa, która jako odrębna podlegałaby oznaczeniu kodem GTU. Organy podatkowe wskazują, że poszczególne elementy świadczenia kompleksowego (złożonego z kilku świadczeń) nie powinny być wyodrębniane dla potrzeb oznaczeń grup towarów i usług. Zatem w przypadku najmu, który zawiera w sobie m.in. świadczenia reklamowe czy marketingowe, kodu GTU nie należy umieszczać ani na fakturze, ani w pliku JPK_VAT.

Podsumowanie

Jeśli po przeczytaniu artykułu wiesz, że niektóre z tych błędów zdarza Ci się popełniać, to możesz teraz skorygować swoje praktyki. Może się okazać, że w Twoim przypadku przydatne będzie szkolenie z tego zakresu, aby lepiej zrozumieć temat i unikać błędów w przyszłości. Przemyśl również skorzystanie z profesjonalnych konsultacji z doradcą podatkowym specjalizującym się w branży nieruchomości, które zapewnią Ci indywidualne wsparcie i porady od ekspertów.